우선순위 정리법 4단계, 할 일 많은 직장인 업무 과부하 줄이기

받은 메일함은 읽지 않은 메일로 가득하고, 할 일 목록은 적는 속도보다 늘어나는 속도가 빠릅니다. 마음은 급한데 무엇부터 손대야 할지 몰라 결국 가장 만만한 일부터 붙잡습니다. 할 일이 너무 많을 때 우리에게 필요한 것은 '더 열심히'가 아니라 '덜 하기'의 기술, 즉 우선순위를 가르는 능력입니다.

할 일이 많을수록 '전부 다'는 불가능합니다.

업무 과부하의 본질은 시간이 부족한 것이 아니라, 모든 일을 똑같이 중요하게 대하는 데 있습니다. 모든 일이 1순위라면 사실상 1순위가 없는 것과 같습니다. 영업팀 이 과장은 늘 "다 급한 일"이라며 닥치는 대로 처리하지만, 정작 분기 목표를 좌우하는 핵심 제안서는 매번 뒤로 밀립니다. 급한 불을 끄느라 정말 중요한 불씨를 키우는 셈입니다. 그렇다면 여러분의 할 일을 어떻게 정리해야 할까요. 4단계로 풀어보겠습니다.

업무 과부하를 줄이는 우선순위 정리법 4단계

1단계. 머릿속 할 일을 전부 밖으로 꺼냅니다.

가장 먼저 할 일은 머리에 떠다니는 모든 과제를 종이나 화면 한 곳에 쏟아내는 것입니다. 이를 '브레인 덤프(brain dump)', 즉 머릿속 짐을 비워 한눈에 펼쳐놓는 작업이라고 합니다. 일이 많아 막막한 느낌의 상당 부분은 할 일의 양 자체보다, 그것들이 정리되지 않은 채 머릿속을 맴돌기 때문에 생깁니다. 일단 다 적어내는 것만으로도 부담이 줄어듭니다.

2단계. '긴급한 일'과 '중요한 일'을 분리합니다.

다음으로, 꺼내놓은 일들을 '긴급함'과 '중요함'이라는 두 잣대로 나눕니다. 이 구분의 뿌리는 아이젠하워 전 미국 대통령이 1954년 한 연설에서 인용한 말입니다. "긴급한 일은 대개 중요하지 않고, 중요한 일은 대개 급하지 않다"는 통찰이었습니다. 훗날 스티븐 코비가 이를 네 칸짜리 표로 정리해 오늘날 널리 쓰이게 되었습니다. 핵심은 '급해 보이는 일'과 '진짜 중요한 일'이 서로 다르다는 사실입니다.

3단계. 중요하지만 급하지 않은 일을 먼저 '예약'합니다.

여기서 가장 중요한 칸은 '중요하지만 급하지 않은 일'입니다. 코비는 이 영역을 효과적인 자기관리의 심장이라고 불렀습니다. 핵심 기획, 역량 개발, 관계 형성처럼 마감이 없어 자꾸 미뤄지지만 장기적 성과를 좌우하는 일들입니다. 마감에 쫓기지 않으니 늘 뒤로 밀리므로, 캘린더에 미리 시간을 '예약'해 두어야만 지켜집니다.

4단계. 나머지는 위임하거나 과감히 버립니다.

급하기만 하고 중요하지 않은 일은 가능한 한 위임하고, 급하지도 중요하지도 않은 일은 목록에서 지웁니다. 하지 않아도 큰 문제가 없다는 의미입니다. 모든 일을 직접 끌어안는 것은 책임감이 아니라 비효율에 가깝습니다. 버릴 일을 정하는 결단이 곧 집중할 일을 지키는 힘이 됩니다.

결론, 우선순위는 '더하기'가 아니라 '빼기'입니다.

업무 과부하에서 벗어나는 길은 일을 더 빨리 처리하는 것이 아니라, 하지 않을 일을 정하는 데 있습니다. 머릿속을 비우고, 긴급함과 중요함을 가르고, 중요한 일을 먼저 예약하고, 나머지를 덜어내는 것. 이 4단계만으로도 쏟아지는 할 일 앞에서 길을 잃지 않을 수 있습니다.

여러분의 할 일 목록에서 '급해 보이지만 사실 중요하지 않은 일'은 무엇인가요? 오늘 그 한 가지를 위임하거나 지워보는 것에서 시작해 보시는 것은 어떨까요?

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위시웍스 김작가 | 일과 삶의 지혜를 씁니다

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